Organigramma

Legenda:

Servizio
Nome del titolare
Titolo
Funzione Generica in AMBR
Declinazione della Lettera di Missione dell’Ambasciatore: Responsabilità nella messa in esecuzione del PAG

Capo della Missione Diplomatica
Elaborazione e Coordinamento dei progetti faro AMBR, a sostegno del Piano di Azione del Governo
Segue l’attualità nei paesi della giurisdizione
Coordinamento dei Forum Economici Benin-Italie
Segue le vie da esplorare nei paesi della giurisdizione
Atti Consolari e Relazioni con la Comunità
Progetto di una Scuola di Calcio

Personale a seguito della persona dell’Ambasciatore
Gestione Posta, Arrivi & Partenze, Agenda del CMD
Progetto del Film Rivelazione

Conduce il CMD
Sicurezza dell’Ambasciatore

Funzione Amministrativa e Contabile
Progetto di Cooperazione tra la Polizia Beninese e Italiana
Stage di formazione della Polizia Beninese in Italia


Traduzione e Relazioni con la stampa
Progetto di valorizzazione in Italia dell’Artigianato Tessile Beninese

Gestione della Residenza
Dimostrazione dell’Accoglienza Beninese
Cucina ai ricevimenti del CMD
Dialogo interculinario Benin-Italie

Conduce gli Agenti
Sicurezza del Personale

Pulizie e Fotocopie
Sicurezza della Cancelleria

IN DETTAGLIO:

L’AMBASCIATORE: Affari Politici, Economici e Management

- Segue le questioni di politica nei paesi della giurisdizione AMBR
- garantisce i contatti con le Autorità Beninesi
- garantisce i contatti con le Autorità dei paesi della giurisdizione
- garantisce i contatti con i Dirigenti delle Organizzazioni Internazionali
- garantisce i contatti con i Capi delle Missioni Diplomatiche nei paesi della giurisdizione
- Supervisiona tutto il personale e il buon funzionamento della Missione Diplomatica
- Inizia e coordina la messa in opera delle nuove iniziative relative alla dinamica della Diplomazia al servizio dello Sviluppo, lanciata dal Ministro degli Esteri Beninese Aurélien Agbénonci; nello specifico, nell’ambito della messa in opera del Programma di Azione del Governo 2016-2021.

LA SEGRETERIA DELL’AMBASCIATORE

La Segretaria Particolare

- Organizza il calendario dell’Ambasciatore: Appuntamenti, riunioni, ecc..
- Gestione della posta: coordina la gestione della Posta in arrivo, discribuisce le assegnazioni della posta, segue le risposte, invia la posta
- Garantisce l’accoglienza delle personalità che rendono visita all’Ambasciatore

L’Autista del Capo della Missione Diplomatica

- Conduce il Capo Missione e i VIP in visita all’Ambasciata
- Supervisiona la pulizia e il buon funzionamento della flotta dei veicoli dell’Ambasciata

LA RESIDENZA

Il Maggiordomo

Un vero e proprio Assistente dell’Ambasciatore, per rivelare ai suoi ospiti l’arte dell’accoglienza beninese alla Residenza del Benin a Roma.

Il Cuoco

Un vero e proprio Assistente dell’Ambasciatore, per rivelare ai suoi ospiti l’arte della cucina beninese alla Residenza del Benin a Roma.

SERVIZIO DEGLI AFFARI BILATERALI E MULTILATERALI

L’Attaché

BILATERALE
- Segue gli affari bilaterali italiani, partecipa alle riunuini bilaterali
- Partecipa agli incontri proposti da altre missioni diplomatiche bilaterali basate a Roma
- Assicura la funziona di Incaricato d’Affari, in assenza dell’Ambasciatore del territorio di giurisdizione.
MULTILATERALE
- Segue le questioni multilaterali, specialmente con le 3 Agenzie dell’Onu basate a Roma, che sono la FAO, il WFP e l’IFAD
- Coordina con i Ministri settoriali in Benin, la partecipazione delle Delegazioni Beninesi alle riunioni degli organi direttivi delle Agenzie Multilaterali
- Partecipa alle riunioniorganizzate dalle Agenzie Multilaterali basate a Roma
- Prepara i Resoconti delle Riunioni Multilaterali

UNITA DEGLI AFFARI CONSOLARI E DELLA COMUNITA’

Il Primo Segretario

- E’ il primo punto di contatto per tutti gli utenti che si presentano all’Ambasciata per le questioni consolari
- Informa allo stesso modo gli utenti che chiedono informazioni consolari per telefono o per e-mail
- Gestisce le questioni consolari di tutti gli utenti dell’Ambasciata e in particolare dei Beninesi
- Studia i fascicoli consolari, prepara i documenti consolari relativi e li sottomette quotidianamente alla firma del Capo Missione o dell’Incaricato d’Affari
- Garantisce i contatti con lo staff dei Consolati Onorari del Benin in Italia, così come con i Consoli Onorari stessi
- Garantisce i contatti con la Comunità Beninese in Italia, attraerso i Presidenti delle Associazioni dei Beninesi in Italia

SERVIZIO DELL’AMMINISTRAZIONE, DELLE FINANZE E DEL PERSONALE

Il Capo della Cancelleria

NELLA SUA FUNZIONE AMMINISTRATIVA
- Gestisce tutti gli aspetti amministrativi dell’Ambasciata, trasmettendo dei rapporti regolari all’Ambasciatore
- Coordina la gestione del personale in maniera generale e, in particolare la gestione del personale posto sotto i suoi ordini diretti
- Supervisiona gli aspetti della sicurezza globale della Cancelleria e della flotta dei veicoli dell’Ambasciata
NELLA SUA FUNZIONE CONTABILE
- Coordina la gestione dei budget/crediti dell’Ambasciata
- Esegue la fase contabile di tutte le azioni autorizzate dall’Ambasciatore
- Fornisce agli utenti, le loro ricevute di pagamento delle tariffe corrispondenti agli atti consolari
- A scadenza e rapportandosi con l’Incaricato agli Affari Consolari, procede alla riconciliazione delle ricevute generate
- Fornisce i rapporti richiesti al Tesoro Pubblico

UNITA DELLA COMUNICAZIONE

La Segretaria Bilingue /Incaricata della Comunicazione

- Comunicazione Globale: Coordina tutte le attività di comunicazione dell’Ambasciata, sotto la leadership dell’Ambasciatore
- Comunicazione linguistica: Assiste tutto il personale dell’Ambasciata per le traduzioni scritte e le interpretazioni orali in Italiano-Francese e viceversa
- Comunicazione telefonica: Supervisiona la risposta degli assistenti o stagisti, alle chiamate telefoniche in arrivo all’Ambasciata

CELLULE DI SOSTEGNO

L’Autista dell’Ambasciata

- Coduce il personale dell’Ambasciata, su istruzione del CC
- Garantisce la pulizia e il buon funzionamento del veicolo che gli è affidato

L’Addetto alle Pulizie

- Garantisce la pulizia quotidiana di tutti gli uffici e spazi comuni dell’Ambasciata

L'accesso all'Ambasciata