Organigramme

Légende:

Service
Nom du Titulaire
Titre
Fonction générique près AMBR
Déclinaison de la Lettre Mission de l’Ambassadeur: Responsabilité dans la Mise en Œuvre du PAG

Chef de Mission Diplomatique
Elaboration et Coordination des projets phares AMBR, en soutien au PAG
Suivi de l’actualité dans les pays de juridiction
Coordination des Forums Economiques Bénin-Italie
Suivi des voies à explorer dans les pays de juridiction
Actes consulaires et Relations avec la Communauté
Projet d’une Ecole de Football

Personnel rattaché à la personne de l’Ambassadeur
Gestion Courrier et Arrivée & Départ, Agenda du CMD
Projet du Film Révélation

Conduit le CMD
Sécurité de l’Ambassadeur

Fonction Administrative et Comptable
Projet de Coopération entre la Police Italienne et Béninoise
Stage de formation de la Police Béninoise en Italie


Traduction et Relations de presse
Projet de valorisation en Italie de l’Artisanat
Textile Béninois


Démonstration de l’Accueil Béninois
Cuisine Réceptions CMD
Dialogue Inter-culinaire Bénin-Italie

Conduit les Agents
Sécurité du Personnel

Ménage et Photocopies
Sécurité de la Chancellerie

EN DETAIL:

L’AMBASSADEUR : Affaires Politiques, Economiques et Management

- Suit les questions de politique dans les pays sous juridiction AMBR
- Assure la liaison avec les Autorités Béninoises
- Assure la liaison avec les Autorités des pays sous juridiction
- Assure la liaison avec les Dirigeants des Organisations Internationales
- Assure la liaison avec les Chefs de Mission Diplomatiques dans les pays sous juridiction
- Supervise tout le personnel et le bon fonctionnement de la Mission Diplomatique
- Initie et coordonne la mise en œuvre des nouvelles initiatives relatives à la dynamique d’une Diplomatie au service du Développement, impulsée par le MAEC Aurélien Agbénonci ; ce plus spécifiquement dans le cadre de la mise en œuvre du PAG 2016-2021.

LE SECRETARIAT DE L’AMBASSADEUR

La Secrétaire Particulière

- Organise le calendrier de l’Ambassadeur: Rendez-vous, réunions etc..
- Gestion du courrier: Coordonne la gestion du Courrier arrivée, Affectations des courriers, Suivi des Réponses dans les délais impartis, Envoi du courrier
- Assure la Réception des personnalités rendant visite à l’Ambassadeur

Le Chauffeur du Chef de Mission Diplomatique

- Assure la conduite du Chef de Mission et des VIPs en visite à l’Ambassade
- Supervise l’entretien et le bon fonctionnement de la flotte de véhicules de l’Ambassade

INTENDENCE DE LA RESIDENCE DE L’AMBASSADEUR

Le Majordome

Véritable Assistant de l'Ambassadeur, pour révéler à ses hôtes l'art de l'accueil béninois à la Résidence du Bénin à Rome.

Le Cuisinier

Véritable Assistant de l'Ambassadeur, pour révéler à ses hôtes l'art culinaire béninois à la Résidence du Bénin à Rome.

SERVICE DES AFFAIRES BILATERALES ET MULTILATERALES

L’Attaché

BILATERAL
- Suit les affaires bilatérales dans les pays sous juridiction et participe aux Réunions bilatérales sur instructions de l’Ambassadeur
- Participe aux rencontres initiées par d’autres missions diplomatiques bilatérales basées à Rome notamment
- Assure la fonction de Chargé d’Affaires, en l’absence de l’Ambassadeur du territoire de juridiction.
MULTILATERAL
- Suit les questions multilatérales, notamment avec les 3 Agences Onusiennes basées à Rome que sont la FAO, PAM et FIDA
- Coordonne avec les Ministères sectoriels au Bénin, la participation des Délégations Béninoises aux réunions des organes directeurs des Agences Multilatérales
- Participe aux réunions organisées par les Agences Multilatérales basées à Rome
- Prépare les Compte-Rendu des Réunions Multilatérales

SERVICE DES AFFAIRES CONSULAIRES ET DE LA COMMUNAUTE

Le Premier Secrétaire

- Est le premier point d’entrée pour tous les usagers se présentant à l’Ambassade pour les questions consulaires
- Informe également les usagers qui feraient des demandes consulaires par téléphone ou par email
- Gère les questions consulaires de tous les usagers de l’Ambassade et plus particulièrement des Béninois
- Etudie les dossiers consulaires, prépare les pièces consulaires relatives et les soumets quotidiennement à la signature du Chef de Mission ou du Chargé d’Affaires
- Assure la liaison avec les équipes des Consulats Honoraires du Bénin en Italie, ainsi qu’avec les Consuls Honoraires eux-mêmes
- Assure la liaison avec la Communauté béninoise en Italie, notamment à travers les Présidents d’Associations de Béninois en Italie

SERVICE DE L’ADMINISTRATION, FINANCES ET PERSONNEL

Le Chef de Chancellerie

AU REGARD DE SA FONCTION ADMINISTRATIVE
- Gère tous les aspects administratifs de la Chancellerie
- Coordonne la gestion du personnel de façon générale, et plus particulièrement la gestion du personnel placé sous ses ordres directs
- Supervise les aspects de sécurité globale de la Chancellerie et de la flotte de véhicules de l’Ambassade
AU REGARD DE SA FONCTION COMPTABLE
- Coordonne la gestion des budgets/crédits de l’Ambassade, avec rapports réguliers à l’Ambassadeur
- Exécute la phase comptable de toutes les dépenses approuvées par l’Ordonnateur qu’est l’Ambassadeur
- Fournit aux usagers, leurs quittances de règlements des frais correspondant aux actes consulaires
- Procède au terme échu, avec le Chargé des Affaires Consulaires, à la réconciliation des recettes générées
- Transmet régulièrement au Trésor Publique et à la Dei, la part qui leur revient des Recettes Consulaires
- Fournit les rapports requis au Trésor Publique

UNITE DE LA COMMUNICATION

La Secrétaire Bilingue /Chargée de Communication

- Communication globale : Coordonne toutes les activités de communication de l’Ambassade, sous le leadership du Chef de Mission
- Communication linguistique : Assiste tout le personnel de l’Ambassade pour les traductions écrites et interprétations orales en Italien-Français et vice-versa.
- Communication téléphonique : Supervise la réponse des assistants ou stagiaires, aux appels téléphoniques parvenant à l’Ambassade

CELLULE D’APPUI

Le Chauffeur de l’Ambassade

- Assure la conduite du personnel de l’Ambassade, sur instruction du Chef de Chancellerie
- Assure l’entretien et le bon fonctionnement du véhicule qui lui est confié

L’Agent d’Entretien

- Assure l’entretien quotidien de tous les bureaux et lieux communs de l’Ambassade
- Apporte un soutien à tout le personnel de l’Ambassade, dans l’exécution des tâches subalternes telles que photocopies etc…

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